Pracovní doba – jak si vše zorganizovat, aby bylo vše hotovo?

Máte pocit, že pracovní doba, kterou denně trávíte v práci je příliš krátká na to, co všechno vás čeká? Pracovních úkolů máte už tak moc a ještě k tomu se objevují během dne další a další, že už teď víte, že budete muset zůstat nějakou dobu přesčas, aby vůbec všechno bylo uděláno. Když se to stane párkrát do měsíce nebo roka, dá se s tím nějakým způsobem pracovat, někdy si nadpracované hodiny vyberete v rámci přesčasu. Jenže když se to stává denně? Pak už je dobré popřemýšlet, zda toho na vás v práci nedelegují až moc, případně se nechcete ničeho vzdát vy sami.

Organizace dne vám to usnadní

Je jasné, že se musíte zastavit a podívat se na celý váš pracovní den, jak jej máte zorganizovaný, co všechno reálně zvládnete a co vše chcete zvládnout. Možná vám v práci utíká čas mezi prsty, možná ani nevíte, že máte špatný time management, který je pak na vině tomu, že vám práce neutíká, hromadí se a k tomu všemu musíte zůstávat po pracovní době a dodělávat vše. Někdy je na vině spousta práce, jindy vy, protože si práci neumíte rozvrhnout, případně chcete vše zvládnout sami a k úkolům nikoho dalšího pustit. Jak si zorganizovat svou práci?

Je potřeba systém

Udělejte si čas, klidně po práci a sepište si všechny denní pracovní úkoly, které musíte obsáhnout a zvládnout. Jsou nějaké rutinní úkoly, které děláte opravdu denně nebo v určitém denním období během měsíce? Přiřaďte jim bodové ohodnocení podle důležitosti a také náročnosti. Je úkol prioritní? Důležitý? Strávíte nad ním denně hodinu nebo dvě z pracovní doby? Úspěšní jedinci velmi dobře vědí, že nejlepší je ráno se poprat s tím nejtěžším úkolem, který vás během dne čeká. Budete mít dost energie, bude se vám vše řešit jednodušeji a rychleji. Jakmile budete mít ten nejtěžší úkol „z krku“ bude se vám pracovat mnohem lépe.

Bez plánů to nejde

Víte, že budete mít schůzku mimo kancelář? Zkuste si na jeden den naplánovat všechny schůzky, které máte mít. Efektivně tak budete celý den chodit po schůzkách, všechno vyřešíte a k tomu budete mít další dny plnou pozornost na úkoly v kanceláři. Budou-li schůzky roztahané během celého týdně, zbytečně ztratíte daleko víc času. Udělejte si také seznam s deadline a hlavně s tím, kdy musíte jaký projekt ukončit, dodělat a podobně.

Pořádek na stole a v kanceláři

Máte vlastní kancelář nebo jen stůl či místo, kde máte pracovat každý jeden den? Udržujte na tomto místě pořádek. Dokumenty hezky seřazené podle toho, jak a kdy je potřebujete, pečlivě oštítkované, takže když potřebujete, víte kde sáhnout. K tomu také hrníčky od kávy, skleničky a talířky vždy odneste do kuchyňky, kde rovnou umyjete. V nepořádku či chaosu se lidé obecně špatně soustředí a práce tak může trvat déle, protože pozornost utíká jinam.

Předejte práci

Nemusíte být mistři světa, kteří zvládnout vždycky všechno. Nenakládejte si na sebe a na svá bedra milion úkolů, které budete plnit na úkor volného času či přesčasových hodin, které se vám budou kupit. Jednoduše předejte úkoly, které by mohli udělat kolegové ve vašem týmu. Oni se něco naučí, budou mít práci a vy se tak úkolů, které mohou udělat jiní, zbavíte. Často si lidé myslí, že jen oni to umí nejlépe a udělají nejlépe, takže si nakládají spoustu práce.

Čtěte také: Vybojujte si povýšení.

Přestávky jsou nutností

Práce nonstop nejde, to za chvíli budete vyřízení, nebude vám to pořádně myslet nebo budete dělat zbytečné chyby. Plánujte si pauzy na každý jeden den. Dopíšete zprávu pro poradu a dejte si pauzu, dokončete projekt nebo jeho jednu fázi a dejte si pauzu. Během ní se jděte projít, klidně i na balkon, jen na pár minut, vypijte si kávu, zavřete oči, nadechněte se nebo jen pár minut zhluboka dýchejte.

Autorský text | foto: pixabay

Autor: Zuzana Žáková
ZAVŘÍT