Nula nepřečtených emailů. Netřeba k tomuto faktu nic dodávat. Pro mnoho z nás už je to léta nesplnitelný cíl, ovšem určitě se mezi vámi najdou i tací, kteří o svou schránku pečlivě pečují a tím pádem nemají s nepřečtenými emaily sebemenší problém. Pro někoho je to ukazatel produktivity práce, pro někoho organizace času a pro někoho dokonce osobního rozpoložení. Je však přečtení všech emailů opravdu tím cílem, pro který má smysl se namáhat?
Je to opravdu to, co chcete?
Každému rozumně smýšlejícímu člověku je přeci úplně jedno, zda má jeden nebo tisíc nepřečtených emailů. Na ty důležité již odpověděl a ty ostatní evidentně řešit nemusí. Nechápejte nás proto špatně, když řekneme, že snaha o přečtení a odpovězení na všechny emaily je naprosto zbytečná. Definice, kterou byla takzvaná Inbox Zero nazvána, je dnes sice velice hodnotná, avšak reálný přesah není prakticky žádný. Tím spíš potom, co Merlin Mann vyslovil vlastní frázi, která samotný termín Inbox Zero přesahuje.
Jak si lidé převzali definici Inbox Zero?
Jak už to tak v životě bývá, lidé si většinu věcí upraví k obrazu svému a tak vznikla i poněkud osekaná definice termínu Inbox Zero. Od detailní a velice přesné fráze od Manna se odklonily k něčemu, co však nedává příliš velký smysl. Mnoho lidí si totiž myslí, že Inbox Zero dosáhne i v případě, že nebudou mít ve své emailové schránce žádné nevyřízené emaily. Celý problém bychom mohli přirovnat k prázdnému šuplíku ve stole, který je ovšem plný papírů. Pořádek si v něm totiž uděláte pouze naoko.
Jak Inbox Zero definoval Merlin Mann?
Inbox Zero je podle Merlina Manna o tom, jakou pozornost si získá váš email, kolik mu budete věnovat úsilí a také času. A co znamená ta nula? Nejedná se o to, že vaše emailová schránka bude naprosto prázdná, ale jde spíš o to, jaká část vašeho mozku je skutečně zainteresovaná v doručené poště. Speciálně pokud nechcete, aby zde byla. To je to, oč tu běží. Možná se vám to zdá poněkud krkolomné, ovšem zamyslíte-li se nad daným tématem, začne vše dávat smysl.
Existuje falešná Inbox Zero?
Pocit naplnění, který získáte odstraněním veškeré nevyřízené pošty, bývá bohužel velmi často falešný. V tom nejhorším případě je dokonce obrovským zklamáním. Mnoho lidí totiž usilovně třídí a odpovídá na emaily ne kvůli tomu, aby měli v duši klid a mohli relaxovat, ale kvůli tomu, aby se mohli před ostatními chlubit, že udělali vše, co bylo potřeba udělat a zvládli k tomu ještě něco navíc. Takový přístup však nesplňuje ani jednu definici Inbox Zero.
Jak tedy Inbox Zero docílit?
Nikdy se nesnažte předstírat, že stíháte odpovídat na veškeré emaily. Používejte svůj zrak a už při prvním pohledu se snažte odhadnout, které zprávy jsou pro vás důležité. Těm následně věnujte svůj čas i pozornost. Přestaňte svou schránku kontrolovat dvakrát denně, vypněte si upozornění a dejte si na chvíli pauzu. K emailům se vraťte až v okamžiku, kdy jste mentálně plně připraveni vypořádat se s jejich obsahem. To je klíč k produktivitě v emailové komunikaci a Inbox Zero.
Pokud máte problémy s nepřečtenými emaily, rozhodně si s tím nelámejte hlavu. Odpovídejte pouze v okamžiku, kdy skutečně chcete odpovídat.
