Správné řízení času je pro majitele malých podniků důležité, aby uspěli. Chytrou správou času uděláte více práce v kratším časovém rozpětí. Pokud jste zaměstnavatel nebo vlastník malé firmy, řízení času je rozhodující pro maximální využití vaší firmy a dosažení vašich cílů.
Plánování práce
Plánování práce je nejdůležitější strategií pro efektivní řízení času. Zatímco plánování a rozvrhování je průběžná aktivita, nejlepší čas na naplánování denních aktivit je na konci předchozího dne. Tímto způsobem můžete každé ráno začít s běžnými úkoly, než začnete být přerušováni nebo ztratíte pozornost. Pokud nezačnete každý den s plánem, váš čas bude věnován „řešení průšvihů“ a dělání věcí, které by místo vás zvládli vaši zaměstnanci, nezávislí pracovníci, rodina nebo přátelé. Pokud chcete být efektivnější, zkuste se řídit těmito doporučeními pro plánování:
- Upřednostněte úkoly podle důležitosti a naléhavosti.
- Zvýrazněte úkoly, které můžete dělat pouze vy.
- Mějte plán u sebe a často se k němu vyjadřujte.
- Mějte po ruce telefon, tablet, diář nebo denní plánovač pro zaznamenávání schůzek, termínů a nápadů.
- Nastavte určené časy pro vyřizování náhlých událostí, setkání se zaměstnanci a dalších záležitostí a trvejte na tom, aby lidé s výjimkou naléhavých případů počkali do té doby.
- Ignorujte telefonní hovory a e-maily až do doby, kterou jste si na jejich vyřešení vyhradili.
- Plánujte trávit více času aktivitami, které přinášejí největší obchodní výhody.
Stanovení priorit podle naléhavosti nebo důležitosti
Od vlastníka firmy se požaduje více než kdy jindy, protože zákazníci očekávají interakci se svými oblíbenými společnostmi digitálně a v sociálních médiích. Podle správy Small Business Administration můžete použít několik efektivních metod k upřednostnění své práce.
Eisenhowerova metoda
Prezident Eisenhower řekl: „To, co je důležité, je zřídkakdy naléhavé a to, co je naléhavé, je zřídka důležité.“ Eisenhowerova metoda kategorizuje úkoly jako důležité, nikoli důležité, naléhavé a neurgentní. Naplánujte si okamžité a důležité úkoly a další důležité, ale ne naléhavé úkoly. Následují naléhavé, ale ne důležité úkoly a pak ne naléhavé a nedůležité úkoly.
Metoda ABC
Tato metoda zahrnuje seřazení všech vašich prací a prací písmeny A, B a C podle důležitosti. V každé kategorii můžete také stanovit prioritu tím, že je uvedete jako číslo 1, 2 nebo 3. Stanovování priorit začíná tím, že nejprve splníte úkoly A-1, poté A-2 a poté postupujete po C-3.
Paretova analýza
Paretův princip je často nazýván pravidlem 80/20 a je v podnikání důležitý. Například 20 % vašich zákazníků často generuje 80 % příjmů. Další interpretace je, že 20 procent vaší práce vytvoří 80 % podnikání. Paretovy analýzy dávají přednost 20 % nejkritičtější práci, která generuje největší návratnost.
Metodika POSEC
Zkratka POSEC znamená „Prioritizace organizováním, zefektivňováním, ekonomizací a přispěním“. Své denní cíle můžete organizovat podle jejich naléhavosti a času, který máte k dispozici. Zefektivněte nebo zjednodušte obtěžující úkoly nebo záležitosti, které mohou zvládnout ostatní. Ekonomizace se týká osobních seznamů přání, které rádi děláte, nebo věcí, které je třeba udělat. Pokud není dost času, odstraňte obojí. Pokud je k dispozici nějaký čas, soustřeďte se na to, co byste měli dělat, místo toho, co vás baví. Příspěvek je o sociálních povinnostech, vrácení zpět komunitě a věnování pozornosti stížnostem zákazníků a pracovníků, což jsou zásadní úkoly.
Zdroj: zenbusiness.com
