Se stále více uvolňujícími opatřeními se začínají opět otevírat restaurace, divadla, kina, pořádají se kulturní akce a firemní večírky nejsou výjimkou. Existují podniky, které dodatečně pořádají vánoční večírky a či firemní akci před zahájením letních dovolených.
Každá firma, která chce budovat trvalé vztahy, musí vědět, jak pořádat profesionální akce. Ať už pořádáte uvedení produktu na trh pro 300 lidí nebo školení zaměstnanců pro 15, je klíčové přistupovat ke každému shromáždění s pochopením pěti prvků správy událostí – průzkumu, designu, plánování, koordinace a hodnocení. Jakmile je událost rozdělena do těchto zvládnutelných fází, je mnohem snazší ji konceptualizovat a spojit mnoho pohyblivých částí potřebných k jejímu uspořádání.
Pochopte účel vaší akce
Jakmile se rozhodnete, že chcete uspořádat událost, je prvním krokem definovat, čeho chcete dosáhnout.
Než začnete dělat cokoli jiného, je důležité znát cíle a cíle akce, kterou se snažíte uspořádat.
Začněte tím, že si položíte otázku, proč pořádáte akci a co od ní očekáváte. Jakmile zjistíte své cíle a očekávání, můžete určit, jaký druh události bude rezonovat s vaším zamýšleným publikem.
Místo toho, abyste o tom přemýšleli jen jako o firemní akci, přemýšlejte o tom, jako byste poskytovali interaktivní zážitek ze značky. Chcete, aby to bylo smysluplné a poutavé.
Stanovte si realistický rozpočet
Musíte vědět, s jakými penězi musíte pracovat, abyste mohli určit, jaký druh události si můžete dovolit. Měli byste přesně vědět, kolik chcete utratit, a poté plánovat utratit alespoň o 10% více.
Věci se stále mění a měli byste mít zálohu na neočekávané výdaje, které se objeví.
Jakmile máte rozpočet, musíte vědět, kam alokovat většinu svých zdrojů. Například pokud utratíte více peněz za luxusní dekorace než za zkušený technický štáb nebo přizpůsobitelné reproduktory, může vaše událost postrádat podstatu.
Kromě toho nešetřete jídlem ani nápoji a vezměte v úvahu speciální dietní omezení. Ačkoli se to nemusí zdát tak důležité jako jiné aspekty plánování vašich akcí, publikum odpouští chyby, když nemají hlad nebo žízeň.
Stanovte časovou osu projektu
Navrhování akce vyžaduje, abyste měli přehled o široké škále úkolů. To lze usnadnit vytvořením hlavního podrobného kontrolního seznamu. Existují nové, technicky zdatné nástroje, které zjednodušují správu desítek, ne-li stovek drobných detailů.
Kontrolní seznam celkového plánování slouží jako nástroj po celou dobu plánovacího procesu.
Svůj kontrolní seznam dodržujte, vytvořte tabulku a použijte jednotlivé karty pro každou kategorii událostí, jako je místo konání, řečníci, plán, program a cestování. Tímto způsobem můžete uvést každou aktivitu nebo úkol, osoby odpovědné za každou část procesu a všechny příslušné termíny.
Definujte své hosty nebo publikum
Důležitou součástí procesu plánování je definování vaší cílové skupiny. Jsou to vedoucí pracovníci vaší společnosti, manažeři, dlouholetí klienti, obchodní partneři, členové komunity nebo kombinace několika z těchto nebo jiných skupin? Jakmile pojmenujete své publikum, můžete program uspokojit podle jeho potřeb a zájmů.
Vždy je stresující určit, kolik hostů na tyto události pozvat.
Pro malé podniky vypadají prázdná sedadla a nespotřebované občerstvení špatně a je to plýtvání penězi. Ve většině situací to, že se objeví příliš mnoho lidí, ve skutečnosti událost nezkazí (až na některé výjimky, jako jsou místa s velmi omezeným prostorem nebo tam, kde je plánováno jídlo o třech chodech). Pokud se objeví příliš mnoho lidí, je to také skvělý marketing. Následující den určitě vytvoříte buzz, což přispěje k očekávání vaší příští události.
Bez ohledu na to, jak malý nebo velký je seznam hostů, lidé si budou pamatovat, jak s nimi bylo zacházeno.
Každý, kdo se akce zúčastní, je potenciálním velvyslancem značky nebo ústním mluvčím vašeho podnikání. Je důležité významně ovlivnit zážitek hostů tím, že nepřehlédnete jemnější detaily, které každý účastník ocení na vlastní kůži.
Vyberte vhodné místo
Jakmile se rozhodnete pro typ akce, kterou byste chtěli vytvořit, je čas najít místo, které vám umožní oživit vaši vizi. Někdy je lákavé rezervovat místo, o kterém jste slyšeli dobré věci nebo o kterém víte, že je v současnosti velmi žádané a to může být chyba.
Nejprve vytvořte architekturu událostí a poté najděte místo, které odpovídá všem specifikacím, které potřebujete pro úspěch.
Rezervujte místo ve výhodné oblasti s pulzující atmosférou, aby se účastníci cítili pohodlně a ochotně dojížděli.
Pokud máte omezený rozpočet, snižte vaše náklady uspořádáním akce v méně oblíbeném čase, kdy je pravděpodobnější místo konání, například pořádání snídaně v pondělí ráno.
Nezapomeňte co nejvíce zapojit místní komunitu. Využijte místní prodejce pro potřeby stravování, různé pronájmy a mnoho dalších zásadních aspektů. Tím podpoříte místní komunitu a dáváte jim příležitost propojit a rozšířit jejich podnikání.
Zdroj: businessnewsdaily.com
